Pro.4 CLM je orodje za vse organizacije, tako javne kot tudi zasebne, ki želijo postati skladne z GDPR uredbo, ki stopi v veljavo 25.5.2018. Uredba omejuje pravice, na podlagi katerih lahko podjetja obdelujejo osebne podatke svojih strank, zaposlenih, … V kolikor obdelava ni osnovana na zakonu, poslovnemu interesu ali pogodbi, potrebujemo soglasje nosilca osebnih podatkov, če jih želimo kakorkoli obdelovati. GDPR s seboj torej prinaša novo poplavo soglasij, ki jih bodo podjetja prisiljena zbirati, obdelovati in spreminjati. Za vodenje tako obširnega in kompleksnega sistema pa je potrebno orodje, ki omogoča boljše upravljanje in implementira avtomatizirane procese.
Pro.4 CLM je modul nove generacije, ki temelji na oblačni/spletni tehnologiji, kar pomeni, da je aplikacija dosegljiva preko različnih platform. Vse kar potrebujemo je internetna povezava in brskalnik in že lahko od koderkoli dostopamo do željenih podatkov. Poleg tega se dokumenti ne hranijo lokalno, pač pa na strežniku, ki je zaščiten s številnimi varnostnimi protokoli in redno varnostno kopiran, kar pomeni, da je izguba podatkov praktično skoraj nemogoča.
Modul omogoča:
• Vnosi soglasij, zahtev za izbris, popravkov, prenosov in pozabo OP.
• Ročen vnos ali povezava z ostalimi aplikacijami informacijskega sistema uporabnika.
• Izvoz relevantnih podatkov po poljubnem kriteriju.
• Generiranje vnosne forme, ki ob izpolnitvi podatke samodejno prenese v sistem – avtomatizacija.
• Nastavitev postavk, ki jih lahko poljubno vključujemo v svoje forme.
• Nastavitev področij, po katerih lahko filtriramo zbrana soglasja.
• Enostaven pregled vseh zbranih soglasij.
• Možnost pregleda zbranih soglasij s poljubnim filtrom.
• Analize in grafični prikaz podatkov.
Tabela kontaktov – prikaz soglasij po posameznem kontaktu:
Ob odprtju modula je uporabnik soočen s tabelo kontaktov, kjer so prikazani vsi kontakti, ter vse postavke soglasij, ki smo jih vnesli v sistem. Za posamezen kontakt je s kljukico ali s križcem označeno, katero soglasje je podal in katerega ne. Program omogoča tudi filtriranje prikaza na podlagi soglasne forme, ali posamezne postavke, kar pomeni, da lahko izpišemo le tiste osebe, ki so dale specifično soglasje.
Grafični prikaz statistike:
Na nadzorni plošči modula je omogočen tudi enostavno razumljiv grafični prikaz statistike o soglasjih in njihovem zbiranju. To uporabniku omogoča enostaven, hiter in razumljiv vpogled, ter enostavnejše upravljanje s soglasji.
Področja soglasij:
Preden se lotimo sestavljanja samih obrazcev in postavk, moramo definirati področja, za katera bomo zbirali soglasja. To so lahko na primer marketing, HRM, … Na podlagi področja lahko enostavneje filtriramo pridobljena soglasja, saj vemo, kateri podatki so namenjeni kateri službi.
Seznam postavk za soglasja:
Postavke predstavljajo posamezno soglasje, ki ga pridobimo od posameznika. Postavkam določimo področje, ki smo ga omenjali v prejšnji točki, ter na podlagi tega omogočimo enostavnejši pregled posameznim službam, ki potrebujejo specifične podatke.
Seznam predlog:
V naslednji fazi sestavljanja soglasij, iz kreiranih postavk sestavimo predlogo soglasja. Pri tem več posameznih postavk združimo v obrazec, ki mu dodamo tudi sporočilo, ki dajalca soglasja obvešča o tem, zakaj zbiramo podatke, kot tudi o poljubnih drugih zadevah.
Predloga soglasja:
Ko predlogo končamo, jo lahko izvozimo v PDF obliki, ki jo lahko natisnemo in damo v izpolnjevanje v fizični obliki. Prav tako modul omogoča, da soglasja iz fizične oblike prenesemo v elektronsko. Soglasje enostavno skeniramo in ga shranimo v implementiran dokumentni sistem, kjer je zmeraj dostopno.
Predloge pa lahko pošiljamo tudi preko elektronske pošte. To počnemo z orodjem, ki nam generira elektronsko soglasje, ki ga lahko razpošljemo na poljubne naslove. Ko prejemnik formo izpolni, se le-ta avtomatsko shrani v CLM sistem z vsemi pravicami, ki vam jih je odobril, oziroma za katere vam je dal soglasje.
Primer elektronskega soglasja:
Seznam soglasij oseb:
Za vsakega posameznika, ki poda soglasje se ustvari edinstven vnos, kjer lahko vidimo vsa soglasja, ki jih je, oziroma ni podal. Ti vnosi so zaklenjeni in ne omogočajo sprememb, da slučajno ne bi prišlo do zlorab s strani upravljalca.
Soglasja posameznika:
Zahteva za spremembo soglasja:
Če želimo spreminjati soglasja, potrebujemo zahtevo za popravek, ki jo prejmemo s strani nosilca osebnih podatkov. GDPR daje posamezniku večji nadzor nad njegovimi osebnimi podatki v obliki pravic ( do izbrisa, dostopa, prenosa, popravka, …). S tem lahko posameznik poljubno spreminja osebne podatke, kot upravljalec pa ste njegovim zahtevam, v kolikor niso v navzkrižju s predpisi in zakoni, ugoditi v najkrajšem možnem roku.