QUAMA je programska rešitev za informacijsko podporo procesom sistema vodenja kakovosti. Je orodje, ki podjetjem pomaga pri vzpostavitvi, dokumentiranju, izvajanju in vzdrževanju sistema vodenja kakovosti in je poljubno prilagodljiva specifičnim zahtevam posameznega podjetja. Filozofija program bazira na nastavljivih QM področjih, ter tipih projektov in vzorcih projektov znotraj teh področij.
V osnovi so v programu QUAMA že pred nastavljena nekatera standardna področja, tipi projektov, vzorci projektov in standardizirana tipska poročila (reklamacije, korektivni ukrepi, analiza tveganja, …), ki jih lahko razširimo glede na potrebe podjetja. Dodamo lahko nova področja in nastavimo nove tipe projektov in nove vzorce projektov.
Zajema področja:
• obvladovanje dobaviteljev in kupcev (učinkovito reševanje reklamacij, ocenjevanje dobaviteljev, presoje, ugotavljanje zadovoljstva kupcev);
• obvladovanje procesov in proizvodov (presoje, kontrolni postopki, neskladnosti);
• kontrolna in merilna oprema (evidence, vzdrževanje/umerjanje);
• obvladovanje ISO dokumentacije.
Za vsako področje lahko določimo poljubno število tipov projektov. S tipom projekta določimo podatke, ki jih želimo spremljati in analizirati na projektu ter način obvladovanja procesov in postopkov v Kanban načinu (pri tipu projekta določimo stopnje in korake Kanban postopka).
Pri tipiziranih procesih kot je npr. 8D metoda reševanja reklamacij kupcev, poleg tipskega projekta nastavimo tudi tipski vzorec projekta, ki nam pohitri in olajša postopek reševanja reklamacije. S pomočjo vzorcev projektov v naprej postavimo tipske naloge znotraj projekta, kar nam omogoča, da ob kreiranju novega projekta enostavno uvozimo iz vzorca tudi naloge, katere v naslednji fazi hitro in enostavno razdelimo med člane projektne skupine.
Poleg že določenih tipskih šifrantov, si lahko vsako podjetje oz. organizacija s pomočjo sistema nastavljivih šifrantov samo zgradi bazo podatkov kot so npr. tipi napak, vzroki napak, lokacije napak pri reklamacijah itn., kar nam omogoča pregledno in sistematično analiziranje podatkov.
Znotraj QM področij in njihovih projektov in nalog, lahko izvajamo tudi meritve in ocenjevanja za izdelke (produkte) in dobavitelje, ter izvajamo analize tveganj. To počnemo s pomočjo tipov meritev, tipov predmeta dela, predmetov dela, orodij kakovosti in normativov na predmetih dela.
Določene meritve so podprte tudi z grafičnim prikazom, ki še bolj nazorno prikaže eventualna odstopanja od predpisanih kriterijev.
Analiza tveganja (FMEA)
S pomočjo analize tveganja (Risk analysis) predvidimo vse potencialne nevarnosti v posameznih poslovnih procesih in postopkih dela, na podlagi katere lahko sprejmemo določen ukrepe za preprečitev potencialnih napak, ki se na koncu lahko odrazijo kot reklamacije kupcev in potencialni zastoji in težave pri poslovanju. Analizo tveganja lahko izvajamo tako za procese, kot za produkte.
Presoje
QUAMA omogoča obvladovanje različnih tipov presoj – interne presoje, certifikacijske presoje, presoje dobaviteljev in kupčeve presoje. Posamezno presojo vodimo kot projekt z različnimi nalogami. Na podlagi izsledkov presoj lahko v nadaljnji fazi spremljamo in obvladujemo vse korektivne ukrepe in jih ustrezno analiziramo. Korektivne ukrepe z metodo podobno 8D, končni rezultat pa je CAPA poročilo.
Reklamacije
QUAMA omogoča učinkovit sistem obvladovanja in reševanja reklamacij ter različne analize z namenom preprečevanja ponovljivih reklamacij. Za reševanje reklamacij priporočamo uporabo 8D metodo, katere končni rezultat je 8D poročilo. Postopek dela poenostavimo s pred nastavljenim vzorcem za 8D metodo, kjer imamo že v naprej pripravljene standardizirane naloge z navodili. Če v podjetju uporabljamo ERP drugega ponudnika, ki ni PRO-BIT-ov, lahko povežemo QUAMA z ERP sistemom in določene podatke (šifrante) sinhroniziramo.
8D metodo priporočamo in uporabljamo za reševanje reklamacij kupcev, med tem ko si lahko za reševanje reklamacije dobaviteljev sami nastavimo tip projekta, ki je najbolj primeren za posamezno podjetje in njihov način dela.
Korektivni ukrepi (CA)
Korektivni ukrepi so posledica odkritih napak in neskladij v poslovnih procesih in reševanja reklamacij kupcev. Le z sistemskim evidentiranjem in analizo korektivnih ukrepov, lahko izboljšamo svoje poslovanje in preprečimo nadaljnje ponavljanje napak in reklamacij kupcev. Zato pa potrebujem učinkovit in enostaven sistem, ki ga zagotavlja QUAMA. Program že vsebuje pred nastavljen tip in vzorec projekta, ter standardizirano CAPA poročilo.
Sistemska, Tehnična, ISO in druga dokumentacija
Program QUAMA uporabimo tako pri projektu vzpostavitve sistema vodenja kakovosti kot pri projektih obvladovanja sprememb dokumentacije bodisi da gre za »Sistemsko«, »Tehnično«, »Naročnikovo«, ali katerokoli drugo dokumentacijo. Dokumentacijo lahko obvladujemo kot samostojen projekt ali kot posamezno nalogo znotraj projekta. Z določitvijo članov projekta in njihovih pristojnosti ter ustreznimi nalogami lahko načrtujemo pripravo in izdelavo dokumentov različnih tipov, vršimo nadzor nad različicami dokumentov, spremljamo življenjski krog in distribucijo dokumentov v pregled in odobritev, nadzorujemo izpis dokumenta na zahtevo, obvladujemo in sledimo spremembam dokumentov. Imamo možnost povratne informacije o tem, kdo je bil seznanjen s spremembami dokumentov in kdo je bil obveščen o novih dokumentih. V ozadju je integriran dokumentni sistem, ki omogoča dodajanje in verzioniranje dokumentov na projektih in nalogah znotraj vseh QM področij.