**PRO.4 EVP** (elektronički vođena pisarnica) je posebno područje unutar modula poštanska knjiga, koje omogućava veću preglednost u provođenju postupaka unutar organizacije. PRO.4 EVP je namijenjen za podršku elektroničkom vođenju uredskog poslovanja. Evidencija dokumentarnog gradiva vodi se za sve predmete, dosjee i dokumente. Evidentira se sva primljena, odlazna pošta i unutarnji dokumenti koji nastanu tijekom obrade određenog predmeta. Evidencija se vodi na temelju plana klasifikacijskih oznaka i potpisa plana (svakom predmetu dodjeljuje se odgovornost za rješavanje odgovarajućoj unutarnjoj organizacijskoj jedinici ili ovlaštenom zaposleniku), kako zahtijeva Zakon o općem upravnom postupku (ZUP).
Sadržajno, područje EVP podijeljeno je na tri segmenta: elektronički vođena pisarnica, dokumentacijski sustav, radni tok.
| Funkcionalnosti PRO.4 EVP | |
| Ručno unos zahtjeva | Χ |
| Unos zahtjevaputem maila | Χ |
| Vođenje dokumenata po zahtjevu, klasifikacijama, potpisnim oznakama | Χ |
| Kreiranje dokumenata prema unaprijed pripremljenim predlošcima | Χ |
| Vođenje osobnih mapa stanara, zaposlenika | Χ |
| Numeriranje dokumenata na pojedinačnom predmetu | Χ |
| Prosljeđivanje zahtjeva | Χ |
| Povijest postupka | Χ |
| Unos komentara | Χ |
| Ispis omotnice | Χ |
| Kreiranje i slanje odgovora putem maila ili obične pošte | Χ |
| Ograničavanje pregleda zahtjeva i dokumenata | Χ |
| Povijest mojih zahtjeva | Χ |
| Obavještavanje korisnika o primitku zahtjeva na obradu | Χ |
| Podsjetnici | Χ |
| Uništavanje dokumenata (samo super korisnik) | Χ |
| Povezivanje EVP s modulom SZO (prijenos zahtjeva u modul SZO i prijenos izdane pošte iz modula SZO u EVP) | Χ |
| Uvoz ostalih dokumenata iz Mailboxa | Χ |
Ispisi:
| Ispisi PRO.4 EVP | |
| Ispis predmeta prema različitim filtrima (predmet, partner, zaposlenik, stanar, primljena pošta, izdana pošta, dokumenti na predmetu) | Χ |
Shema, opis procesa
Opis procesa za zahtjeve
Povezivanje modula EVP:
- EVP je povezan s modulom Radni tok (prosljeđivanje predmeta).
- EVP je povezan s modulom Dokumentni sustav.
- EVP je povezan s modulom SZO DOMOVI:
• Prijenos zahtjeva za prijem s podacima i dokumentima iz EVP-a u SZO Domovi.
• Prijenos kreirane odlazne pošte iz SZO Domovi u EVP.
• Prijenos statusa zahtjeva iz SZO Domovi u EVP (zaključen zahtjev bez prijema, zaključen zahtjev s prijemom, prijem, rezervacija).
Slike modula
Tablica zadataka:
Tablica uređivanja predmeta (osnovni podaci, povezani dokumenti, povijest postupka):
Nadzorna ploča EVP:
Modul je povezan sa sljedećim modulima:
• povezivanje s modulom Radni tok:
– Prosljeđivanje predmeta na rješavanje.
– Mogućnost prosljeđivanja predmeta više korisnicima istovremeno.
• povezivanje s modulom Dokumentni sustav (pohrana dokumenata – arhiva)
• povezivanje s modulom Pro.4 SZO DOMOVI (prijenos zahtjeva za prijem i prijenos odlazne pošte)
Mogućnost povezivanja s drugim programima drugih pružatelja usluga:
• MailBox.
MOBILNA VERZIJA
Mogućnost korištenja na mobilnim uređajima sa sljedećim funkcionalnostima:
• odobravanje dokumenata na predmetima.
Prednosti:
• Modul Elektronički vođena pisarnica uređen je u skladu sa Zakonom o općem upravnom postupku (ZUP).
• Omogućuje veću preglednost nad provođenjem postupaka u organizaciji.
• Pojednostavljeno evidentiranje dokumentarnog i arhivskog gradiva.
• Sustav automatski upozorava na otvorene postupke i prekoračene rokove.
• Dokumenti se mogu pretraživati prema raznim kriterijima u tablici predmeta ili u modulu dokumentnog sustava.
Koristi:
• ušteda vremena pri pretraživanju dokumenata,
• smanjenje troškova papira,
• povećanje produktivnosti,
• veća preglednost i nadzor nad otvorenim predmetima,
• manji broj pogrešaka.
Usluge na strani PRO-BIT-a:
• brojanje dokumenata (koliko je ručnih unosa i koliko uvezenih unosa).