Celovita rešitev za učinkovito, pregledno in skladno izvajanje postopkov javnega naročanja.
OPIS MODULA
Modul Javna naročila (JN) v sistemu Pro.4 omogoča popolno digitalno podporo celotnemu postopku javnega naročanja – od priprave razpisa, ocenjevanja ponudb, do zaključka postopka in spremljanja realizacije pogodb.
Zasnovan je posebej za javne zavode, občine, ministrstva in druge naročnike, ki želijo procese standardizirati, avtomatizirati ter zmanjšati administrativna tveganja.
Rešitev bistveno skrajša čas priprave dokumentacije, zmanjšuje možnost napak ter zagotavlja popolno sledljivost in skladnost z zakonodajo.
| Funkcionalnosti po paketih | Basic | Advanced |
| Priprava javnega naročila | x | x |
| Izdelava ocene vrednosti | x | x |
| Upravljanje razpisne dokumentacije | x | x |
| Ocenjevanje ponudb | x | x |
| Portal dobaviteljev | x | x |
| Ocenjevanja in odločanje | x | x |
| Zaključek postopka | x | x |
| Opomniki | x | x |
| Prenos pogodb v materialno poslovanje | x | |
| Avtomatska povezava ponudbenih artiklov s šifrantom v materialnem poslovanju preko EAN kode | x | |
| Izpis ter pregled novih oz. nepovezanih artiklov | x | |
| Spremljanje pogodbe (finančno in materialno) | x | |
| Poročanje | x | |
| Povezava z PRO.4 MATERIALNO POSLOVANJE | x | |
| Povezava z PRO.4 FINANCE | x | |
| Možnost dodelav | x |
1. Priprava javnega naročila
Modul omogoča hiter in pregleden začetek postopka – z možnostjo kopiranja obstoječih razpisov ali ustvarjanjem novih. Uporabnik lahko enostavno definira:
- – sklope,
- – komisijo,
- – pogoje in merila,
- – razpisno dokumentacijo,
- – roke in druge ključne podatke.
Izdelava ocene vrednosti
Napredna funkcionalnost ocene vrednosti omogoča:
- – določanje artiklov in meril ocenjevanja (na ravni ponudbe, sklopa ali produkta),
- – uvoz podatkov iz modula materialno poslovanje (poraba materiala, količine, cene),
- – izvedbo preračunov in izločanje sklopov,
- – izvoz sklopov brez predmetov.
Upravljanje razpisne dokumentacije
Modul omogoča dinamično upravljanje dokumentacije in avtomatsko generiranje, razdeljene po fazah postopka:
- – razpisna dokumentacija,
- – priloge,
- – dokumentacija ocene vrednosti,
- – zaključna dokumentacija.
Podprti so tudi:
- – uvoz ESPD obrazcev,
- – priprava celotnega paketa dokumentacije za objavo.
2. Ocenjevanje ponudb
Modul JN omogoča centralizirano, pregledno in učinkovito delo s ponudbami:
- – avtomatski uvoz ponudbene dokumentacije,
- – razčlemba ponudbenih predračunov,
- – pregled artiklov in cen.
Portal dobaviteljev
Ponudniki lahko cene artiklov vnesejo neposredno v portal dobaviteljev, kar zagotavlja:
- – odpravo ročnih uvozov in izvozov,
- – manj napak,
- – hitrejše ocenjevanje,
- – popolno integriteto podatkov.
Ocenjevanje in odločanje
Komisija lahko:
- – pregleda ponudbe in artikle,
- – dodeljuje odločitve na ravni ponudbe,
- – točkuje po sklopih,
- – odloča na ravni posameznih sklopov.
Sistem samodejno generira vso potrebno dokumentacijo ocenjevanja.
3. Zaključek postopka
Po izbiri najugodnejšega ponudnika modul omogoča:
- – shranjevanje podpisanih pogodb in zaključnih dokumentov,
- – generiranje zaključne dokumentacije,
- – avtomatska povezava ponudbenih artiklov s šifrantom v materialnem poslovanju preko EAN kode in izpis ter pregled novih oz. nepovezanih artiklov,
- – prenos novih artiklov in pogodb v modul materialno poslovanje.
S tem je zagotovljena popolna povezljivost med razpisom, pogodbo in kasnejšo izvedbo ter neposreden prehod iz razpisa v operativno nabavo.
4. Spremljanje izvajanja pogodb
V povezavi z moduloma materialno poslovanje in finance lahko naročnik spremlja:
- – materialno realizacijo,
- – finančno realizacijo.
Uporabnik ima ves čas vpogled v črpanje pogodbenih vrednosti – količinsko in vrednostno. To omogoča sprotno kontrolo nad izvajanjem pogodb ter pravočasno ukrepanje ob odstopanjih.
5. Matični podatki
Modul vključuje obsežen nabor šifrantov, ki omogočajo hitrejše in standardizirano delo:
- – standardna besedila za različne faze postopka,
- – tipe javnih naročil z vzorci dokumentacije,
- – CPV kode,
- – splošne artikle povezane z modulom materialno poslovanje,
- – opomnike za lažjo organizacijo dela.
Opomniki omogočajo, da uporabnik ne spregleda pomembnih mejnikov v postopku javnega naročanja. Sistem omogoča nastavitev opomnikov za poljubno vsebino. Uporabnik vnese opis oz. vsebino, datum opomnika in osebo, ki jo želi opomniti. Opomniki se prikažejo na nadzorni plošči modula.
6. Spremljanje pogodbe
Modul omogoča sprotno spremljanje:
- – količinskega črpanja pogodbe (materialna realizacija),
- – vrednostnega črpanja pogodbe (finančna realizacija).
Uporabnik vidi:
- – koliko je bilo že porabljeno,
- – koliko je še na voljo,
- – ali prihaja do odstopanj.
Prednost: naročnik ima vedno jasen pregled nad izvajanjem pogodbe in lahko pravočasno ukrepa.
8. Poročila
V povezavi z modulom materialno poslovanje lahko enostavno kreiramo poročila:
- – poročila o realizaciji pogodb,
- – poročila za notranje ali zunanje revizije.
- – poročila o aktivnih pogodbah,
- – poročilo o Evidenčnih javnih naročilih za leto, glede na vrsto predmeta, skupno število evidenčnih naročil in skupno vrednost evidenčnih naročil,
- – poročila o naročilih (izbran dobavitelj, ocenjena vrednost, komisija).
Prednost: hitra priprava preglednih poročil brez ročnega zbiranja podatkov.
SHEMA, OPIS PROCESA
SLIKE MODULA
PORTAL DOBAVITELJEV
MODUL JE POVEZAN Z NASLEDNJIMI MODULI:
- – Možnost povezave z modulom PRO.4 MATERIALNO POSLOVANJE
- – Možnost povezave z modulom PRO.4 FINANCE
MOBILNA VERZIJA
- – Ne.
PREDNOSTI IN KORISTI:
- Integracija z MM in FIN – ni dvojnega dela, ni napak, realni podatki.
- Portal dobaviteljev – edinstvena funkcionalnost, ki močno skrajša izbiro ponudnika.
- Upravljanje dokumentacije po fazah postopka – preglednost, manj napak, boljša organizacija.
- Ocena vrednosti na podlagi realnih podatkov – hitrejša in natančnejša priprava.
- Popolna sledljivost in avtomatizacija dokumentacije – manj administracije, več standardizacije.
- Neposreden prehod iz razpisa v operativno nabavo.
- Standardizacija in šifranti, ki dejansko pomagajo.
- Prilagojenost javnemu sektorju – terminologija, procesi sledijo zakonodaji, uporabniki se hitro znajdejo.
- Obveščanje zmanjšuje tveganje zamud in napak.
- Ni ročnega prepisovanja, podatki so takoj pripravljeni za operativno nabavo.