Opis programa
PRO.4 – Upravljanje z nepremičninami predstavlja celovito programsko rešitev za upravnike, ki:
• so naveličani uporabe nepreglednih informacijskih sistemov;
• so pripravljeni narediti korak naprej in pričeti uporabljati sistem, ki deluje na sodobni Cloud infrastrukturi (Web rešitev);
• so pripravljeni sprejeti zmanjšanje stroškov in povečati svojo učinkovitost.
Programska rešitev je namenjena upravljanju neomejenemu številu večstanovanjskih, poslovnih in drugih objektov.
Program vključuje vodenje procesov upravljanja in organizacije dela, vnos in porazdelitev prejetih faktur, obračune obratovalnih stroškov ter analize, ki so za segment upravljanja pomembne.
V sklopu ponudbe programske rešitve so na voljo PRO.4 moduli, s katerimi si uporabnik zagotovi korak k digitalizaciji in celostno podporo svojim poslovnim procesom z eno programsko rešitvijo.
Funkcionalnosti po paketih:
| Funkcionalnosti po paketih | Basic | Standard | Advanced |
| Evidenca nepremičnin | Χ | Χ | Χ |
| Obračun | Χ | Χ | Χ |
| Fakturiranje | Χ | Χ | Χ |
| Ogrevanje | Χ | ||
| Upravljanje objektov | X | Χ | Χ |
| Možnost povezave s PRO.4 FINANCE | Χ | Χ | |
| PPRO.4 Poštna knjiga – Basic BREZ potrjevanja računov in likvidature | X | X | |
| PRO.4 Poštna knjiga – Basic VKLJUČENO potrjevanje računov in likvidatura | Χ | ||
| PRO.4 Dokumentni sistem znotraj posameznega modula | Χ | X | X |
| Portal za uporabnike | Χ | Χ | |
| Ostale funkcionalnosti po meri naročnika | Χ |
Opomba:
– Cenik posameznega paketa je odvisen od števila enot, s katerimi upravlja posamezni upravnik.
– Vnos prejetih računov v Upravljavca je preko modula DDV ali Poštna knjiga. Z nakupom modula PRO.4 Finance v paketu Basic imajo uporabniki možnost vnosa prejetega računa zgolj preko modula DDV. V kolikor želijo vnos preko Poštne knjige morajo izbrati višji paket (Standard ali Advanced) ali dokupiti Poštno knjigo po ceniku. V paketih Standard ali Advanced in v primeru nakupa modula PRO.4 Finance lahko uporabniki izbirajo ali bodo vnašali prejete račune preko modula DDV ali preko modula Poštna knjiga.
Funkcionalnosti programa
• Evidenca nepremičnin: vključuje vodenje evidence stavb, predstavnikov, enot, pogodbenikov in rezervnih skladov. Podatki se vnašajo sistematično (vnesejo se enkrat in so na voljo skozi celoten program).
• Obračun: izvedba obračunov obratovalnih stroškov, stroškov iz naslova tekočega vzdrževanja, rezervnega sklada, najemnin, razdeljevanje prejetih faktur po delilnih ključih (vključno z IF pogoji) in ostalih poljubnih stroških. Možno je tudi množično razdeljevanje prejetih faktur po skupini enot.
• Obračun ogrevanja: obračun ogrevanja po merilnikih, stanje merilnikov se lahko uporabi za razdeljevanje prejetega računa po razdelilniku. Raba cenikov za izračun porabljene energije glede na stanje merilnikov. Vizualizacija strukture povezav med odjemnimi mesti oz. merilniki na odjemnih mestih.
• Upravljanje: vključuje vizualizacijo in vodenje tekočih vzdrževalnih del ali drugih projektov, kot so prenove stavb za spremembo starostnega faktorja ali prenove kotlovnic. Aktivnosti se vodijo po Kan Ban metodi, dodeljevanju nalog posamezni odgovorni osebi. Odgovorna oseba je o dodelitvi naloge obveščena.
• Ročno nastavljivi izpisi: na ročno nastavljivih izpisih si uporabniki oblikujejo predloge izpisov, ki jih bodo pošiljali na več elektronskih ali klasičnih naslovov. Pošiljanje je možno v sklopu modula PRO.4 Poštna knjiga.
• Portal: dodajanje dostopov za uporabnike v PRO.4 Upravljanje z nepremičninami. Pregled in urejanje dodeljenih dostopov za uporabnike. Na portalu je na voljo: pregled podatkov partnerja, vpogled v podatke o stavbah in enotah (neto, bruto površina, št. oseb in št. živali po enotah). Prikaz zadnjega stanja rezervnega sklada. Vpogled in prenos v izdane račune upravnika in prejete račune dobavitelja.
• Ostale funkcionalnosti po meri naročnika: vodeno po posameznih projektih in specifikaciji posameznega projekta.
Izpisi:
• Izpis pogodbenikov
• Izpis poročila projektov
• Izpis naloga za črpanje iz rezervnega sklada
• Izpis porazdeljenih prejetih faktur v določenem obdobju
• Izpis obračunanih stroškov po fakturah (predogled faktur pred zaključkom obračuna)
Analize:
• Analiza stavbe glede na vrsto ali tip enote
• Analiza stanj rezervnih skladov na določen datum
• Analiza obračuna ogrevanja
• Analiza poteka merilnikov na določen datum
• Analize obračunanih postavk/ stroškov (za eno ali več obdobij skupaj)
• Analiza prisotnosti na sestanku
Shema, opis procesa
OBRAČUN REZERVNEGA SKLADA
V modulu Upravljanje se naredi obračun rezervnega sklada, ki se prenese v modul PRO.4 Materialno poslovanje. V modulu materialno poslovanje se kreirajo e-računi ali trajniki. Izdane fakture se poknjižijo in prenesejo v modul DDV. Ko je izdan račun plačan gre komunikacija nazaj v modula DDV in Upravljanje. V Upravljanju se nato poveča stanje rezervnega sklada. Stanje rezervnega sklada se v naslednjem koraku tudi ustrezno izpiše na fakturi.
RAZDELJEVANJE PREJETIH FAKTUR
Razdeljevanje prejetih faktur se prične v modulu PRO.4 Poštna knjiga ali modulu PRO.4 DDV, v enega izmed katerih se vnese prejeta faktura. V modulu Upravljanje se na podlagi delilnih ključev razdeli faktura. Ko je prejeta faktura vnesena v PRO.4 Poštni knjigi ali PRO.4 DDV, je le-ta takoj vidna v Upravljanju. Prejeto fakturo nato enostavno izberemo za razdeljevanje, vežemo na postavko z delilnim ključem (da vemo po kakšnem ključu se porazdeli) in določimo, na katere enote prejeto fakturo razdelimo. Iz tega nam program avtomatsko kreira stroške po enotah in plačnikih glede na delilni ključ. V modulu PRO.4 Materialno poslovanje se izda fakture in eRačuni. Po pridobljeni informaciji iz banke o plačanem računu gre korak ponovno v modul PRO.4 DDV.
Slike modula
Program je povezan z naslednjimi moduli skupine PRO.4:
PRO.4 ŠIFRANTI
Modul PRO.4 šifranti je modul, ki se uporablja skozi celoten program PRO.4. Šifranti, ki so dodani v modul, so vidni skozi vse povezane module rešitve za upravnike.
PRO.4 NADZORNA PLOŠČA
Funkcija modula PRO.4 Nadzorna plošča je pregled npr. nad še ne nezaključenimi dokumenti prijavljenega uporabnika. Prikaz na Nadzorni plošči si lahko vsak posamezen uporabnik prilagodi po svoji meri.
PRO.4 FINANCE
Modul PRO.4 Finance omogoča podporo finančnemu delu, je neposredno povezan z obračunom stroškov in obveznosti. V povezavi s PRO.4 Financami je omogočeno tekoče vodenje stanja zakonskega drugega rezervnega sklada. Izpis rezervnega sklada lahko prilagodimo po želji naročnika – uporabnika. Na položnici se lahko izpiše samo stanje zakonskega rezervnega sklada ali pa tudi poljubnega dodatnega sklada. Druga točka povezave med moduloma Finance in Upravljanje je vezana na obračun.
Upravnikom je modul PRO.4 Finance na voljo kot dodaten modul, ki se doda v sklopu veljavnega Pro-bitovega cenika. Je pa njegova uporaba ključna pri delovanju vseh osnovnih funkcionalnosti za upravnike.
PRO.4 DDV
Omogoča vnos prejetega računa za uporabnika PRO.4 Upravljavec, ki ne potrebujejo razširjenih funkcionalnosti, ki jih omogoča modul PRO.4 Poštna knjiga. Vnos prejetih faktur je možen ali preko modula PRO.4 DDV ali modula PRO.4 Poštna knjiga. Uporabniku se glede na odločitev o načinu vnosa prejetih faktur pred uporabo programa uredi ustrezne nastavitve. Vnos prejete fakture preko obeh omenjenih modulov ni možen. Modul Pro.4 DDV je namenjen za vnos prejetih faktur za upravnike, ki ne potrebujejo funkcionalnosti digitalizacije in podpore delovnim procesom, ki jih zagotavlja modul PRO.4 Poštna knjiga v kombinaciji s PRO.4 Delovni tok. Je modul, ki deluje v sklopu celovitosti za upravnike in se uporabnikom ne fakturira dodatno.
PRO.4 DOKUMENTNI SISTEM
PPRO.4 Dokumentni sistem je sistem za učinkovito in enostavno upravljanje ter arhiviranje elektronskih dokumentov. Vsebuje zajem in pretvorbo fizičnih dokumentov v elektronsko obliko, zajem poljubnih elektronskih dokumentov, prikaz in nadzor nad elektronskimi dokumenti ter vključuje možnost varnega elektronskega arhiva dokumentarnega gradiva.
Dokumentni sistem se za modul PRO.4 Upravljanje uporablja v dveh sklopih. Znotraj posameznih sklopov modula (na stavbah, enotah in pogodbenikih) in kot ločen modul. Kot ločen modul je na voljo uporabnikom Upravljavca po veljavnem ceniku podjetja Pro-bit. Funkcije dokumentnega sistema znotraj sklopa upravljanja pa niso dodatno plačljive.
Osnovni modul PRO.4 Dokumentni sistem zajema:
• Zajem dokumentov.
• Elektronsko hrambo dokumentov, možnost povezave na varni elektronski arhiv.
• Dostop do dokumentov.
• Upravljanje z uporabnikovimi pravicami in nadzor.
PRO.4 POŠTNA KNJIGA in PRO.4 DELOVNI TOK
PRO.4 Poštna knjiga je namenjena vnosu in skeniranju ter pregledu prejete in izdane pošte. Poštno knjigo lahko povežete z dodatnim modulom E-potrjevanjem računov in posredovanjem ostale pošte, kar zagotavlja velik napredek in korak k digitalizaciji in poenostavitev poslovanja. E-potrjevanje računov se lahko uporablja za prejete in izdane fakture.
Ko vnašamo dokumente v Poštno knjigo jih lahko že pri vnosu vežemo na stavbo, enoto ali nalogo.
Poštna knjiga podpira tudi funkcionalnost uvoza eRačunov iz programske rešitve Bizbox (ponudnik ZZI) in uvoz eRačunov iz Mailbox-a (MailBox pomeni prejemanje eRačunov na mail).
V sklopu funkcionalnosti modula Poštna knjiga in Delovni tok se glede na procese posameznega podjetja lahko nastavi tudi vodenje delovnega toka skozi korake, ki se izvajajo v PRO.4
Primeri takšnih procesov, ki se lahko z vso povezano dokumentacijo vodijo so: postopek cenitve, likvidatura, postopki vezani na nove najemnike in obstoječe upravljanje z najemniki.
PRO.4 MM
Modul, ki deluje v sklopu funkcionalnosti PRO.4 Upravljanje z nepremičninami in se uporabnikom modula za uporabo v namene dejavnosti upravljanja ne obračuna dodatno po veljavnem ceniku.
V PRO.4 MM se določijo osnovni artikli, na katerih je shranjena stopnja davka. Stopnja davka, ki se zaračuna postavki na nepremičnini. V modulu Upravljanje nepremičnin pa se potem nastavijo postavke, kjer določimo KAJ in KAKO zaračunamo. Ali bomo pogodbenikom zaračunali fiksni strošek ali bo strošek odvisen od bruto površine, s kakšni delilnim ključem bomo razdelili prejeto fakturo, ter kako se bo vse to izpisalo na izdani fakturi. PRO.4 MM prav tako omogoča podporo funkcionalnosti eRačunov in trajnikov.
PRO.4 PLAČILNI PROMET
Modul, ki deluje v sklopu funkcionalnosti PRO.4 Upravljanje z nepremičninami in se uporabnikom modula za uporabo v namene dejavnosti upravljanja ne obračuna dodatno po veljavnem ceniku.
V modulu plačilni promet se pogodbenikom nastavijo trajniki, izpiše se lahko tudi pooblastilo za trajnik. Po kreirani fakturi pogodbeniku pa se na tem mestu lahko tudi kreirajo xml datoteke trajnikov, ki se v naslednjem koraku uvozijo na banko.
Možnost povezave s programi drugih ponudnikov:
• Tehnologija, na kateri delujejo PRO.4 rešitve, omogoča preko protokola RestAPI povezave z drugimi zunanjimi sistemi, ki podpirajo omenjeni protokol.
MOBILNA VERZIJA
V sklopu celotne ponudbe za upravnike je možnost uporabe na mobilnih napravah modula PRO.4 Poštna knjiga z naslednjimi funkcionalnostmi:
• vnos računov in ostale pošte s pomočjo fotografije,
• posredovanje računov in ostale pošte.
Prednosti:
• enostaven zajem podatkov,
• zapis v PRO.4 FRS (Računovodski program),
• potrjevanje dokumentov v povezavi z delovnim tokom,
• enostavno iskanje dokumentov.
Koristi:
• prihranek časa pri iskanju dokumentov,
• znižanje stroškov papirja,
• povečanje produktivnosti,
• manjše število napak.
Paket STANDARD vsebuje poleg vsega kar je v paketu BASIC še:
• PRO.4 Poštna knjiga – Basic BREZ potrjevanja računov in likvidature.
Paket ADVANCED vsebuje poleg vsega kar je v paketu STANDARD še:
• PRO.4 Poštna knjiga – Basic VKLJUČENO potrjevanje računov in likvidatura,
• Ostale funkcionalnosti po meri naročnika in portal z e-oglasno desko,
• Ogrevanje
Dodatne funkcionalnosti plačljive po ceniku:
• eRačuni,
• prilagoditev izpisov po meri naročnika.