Program Pro.4 Osebna asistenca (v nadaljevanju Pro.4 PND) je enostaven-za-uporabo računalniški program za evidentiranje osebnih asistentov in uporabnikov osebne asistence, vnosa izvedbenega načrta za posameznika in definiranje strukture storitev, ki se pri uporabniku izvajajo. Program na podlagi prednastavljenih nastavitev in vnesenega izvedbenega načrta samodejno generira plačnike, na podlagi katerih se nato lahko izvede mesečni obračun storitev in izstavitev faktur uporabniku in ministrstvu. Privzeto obstaja kot aplikacija v oblaku, ki je namenjena socialnim delavcem, usklajevalcem in strokovnim delavcem in pa kot mobilni podaljšek tj. namenska mobilna aplikacija (iOS, Android) za planiranje in evidentiranje prisotnosti osebnih asistentov.
Program Pro.4 PND je namenjen izvajalcem osebne asistence in prinaša preglednost nad bazo uporabnikov, analize na podlagi vnesenih podatkov in pripravo plana, glede na prej vneseno strukturo in obseg storitev. Z uporabo namenskega programa prihranimo dragocen čas, saj so vsi podatki zbrani na enem mestu. Vnešeni podatki so skozi program usklajeni od evidentiranja vloge udeleženca, vnosa plana (obiskov), potrjevanja plana (obiskov), do obračuna in fakturiranja opravljenih storitev.
Aplikacija obsega naslednje funkcionalnosti:
Dinamično filtriranje po katerem koli polju/stolpcu v prikazani tabeli (tudi več istočasno) za boljšo preglednost in iskanje podatkov
Možnost vodenja evidence o prejetih vlogah za sprejem v storitve osebne asistence
Sprejem v osebno asistenco
Zaključevanje prejete vloge ali sprejetega uporabnika OA
Vnos in pregled kontaktnih oseb
Vnos in pregled plačnikov
Vodenje evidence kontaktov z uporabniki, svojci
Vodenje zgodovine opomb glede uporabnikov (s strani osebnih asistentov)
Vnos izvedbenega načrta
Vnos strukture in obsega dela glede na izvedbeni načrt
Izdelava plana izvajanja osebne asistence glede na vneseno strukturo in obseg dela
Izdelovanje dokumentov po nastavljenih predloga in nalaganje datotek na samo vlogo
Pregled vnesenih postavk
Izdelava obračuna
Izdelava faktur (Uporabnik/Ministrstvo)
Potrjevanje faktur na FURS
Izvoz e-računov (skupinski izvoz/uvoz ali B2B)
Vnos, definiranje in izvoz trajnikov
Izdelava dobropisov/bremepisov
Popravljanje zgodovine evidentiranja osebnih asistentov
Izvoz mesečnega poročila osebne asistence
Izvoz letnega poročila osebne asistence
Omogočen je izpis naslednjih vnaprej pripravljenih poročil:
– Glede uporabnikov:
– Glede plana:
– Glede obračuna:
* Vsaka analiza se lahko izpiše po prej pripravljenih Grupah (npr. po Občini, Osebnem asistentu, Uporabniku) in se lahko terminsko omeji (Datum od/Datum do)
Vodenje evidence udeležencev je preprosto, saj zavedemo samo podatke, kateri so zavedeni na vlogi za sprejem. Na podlagi vnesenih osnovnih podatkov lahko omogočimo izpisovanje raznih izpisov v Word/PDF oblikah.
V sklopu zakonsko predpisanih poročil osebne asistence omogočamo še mesečno in letno poročilo osebne asistence.
Definiranje plačnikov je pogoj za pravilen izračun opravljenih ur oziroma obračuna, posledično faktur. V sklopu vnosa izvedbenega načrta za uporabnika, aplikacija samodejno generira plačnike in ustrezno razdeli zneske, ki jih za uro osebne asistence plačuje ministrstvo in doplačuje uporabnik.
Pro.4 PND omogoča ročni vnos opravljenih ur za posameznega uporabnika ali pol-avtomatski obračun (potrjevanje plana tekom meseca in avtomatski seštevek ur) in izdelavo faktur. V nadaljevanju omogočamo potrjevanje faktur na FURS, izpis, glede na prej določene predloge (UPN, UPN QR, Trajnik …) in tisk.
Planiranje
V sklopu planiranja lahko pripravite dnevni/tedenski razpored dela za osebne asistente. Plan se v spletnem delu aplikacije, lahko pripravlja na 6 načinov:
– po terenu,
– po organizacijski enoti,
– po občini izvajanja,
– po osebnem asistentu,
– po uporabniku,
– po vseh kriterijih.
Pri pripravi plana zberemo podatke s posameznega uporabnika (občina izvajanja, vnesena struktura in obseg dela, privzeti osebni asistent) in jih združi glede na način priprave plana (zgoraj).
Izdelan plan lahko prenesemo iz meseca v mesec s posvečeno akcijo za kopiranje plana (urnikov).
Po dogovoru se plan lahko vnaša tudi skozi mobilno aplikacijo, s strani osebnih asistentov (nastavitev).
Delo na pametnem telefonu ali tablici – Mobilna aplikacija za osebne asistente
Program Pro.4 PND je namenjen tudi uporabi na terenu (podaljšek za Osebne asistente).
V sklopu mobilne aplikacije omogočamo pregled osnovnih podatkov glede posameznega zapisa:
– Osnovni podatki glede uporabnika osebne asistence: (Ime/Priimek/Naslov/Dosegljivost/Plan/ Odsotnost),
– Pregled podatkov o vnesenih kontaktnih osebah: (Ime/Priimek/Kontaktni podatki)
– Struktura in obseg storitev,
– Vnos dodatnih storitev,
– Vnos opombe,
– Pregled lokacije + akcija za izris poti v zemljevidih (Google maps, Apple maps)
Mobilna aplikacija dodatno omogoča naslednje funkcionalnosti:
– Evidentiranje prisotnosti pri uporabniku,
– Evidentiranje izrednih dogodkov,
– Pregled zgodovine beleženja (oddelane ure na dan + v oddelane ure na mesec),
– Masovno dodajanje planiranih zapisov za definirane kriterije (osebni asistent – po dogovoru),
– Administratorski profil s pregledom podatkov o uporabnikih, svojcih, planu in beleženju.
V sklopu Pro.4 Evidenca delovnega časa:
– Pošiljanje zahtevkov za odsotnost (Letni dopust …)
Osebni asistent lahko vidi izključno zapise, na katerih je dodeljen kot izvajalec oz. pri dodajanju planiranih zapisov, vidi samo uporabnike, na katerih je vnesen kot osebni asistent. Osebni asistent preko mobilne aplikacije potrdi svoj prihod k uporabniku (Začetek dela) in odhod od uporabnika (Zaključek dela).
Omogočamo štiri načine potrjevanja plana:
– Osebni asistent klikne Začetek/Konec,
– Osebni asistent skenira QR kodo za začetek dela pri posamezniku in ponovno skenira QR kodo za zaključek dela (boljša sledljivost in natančnost),
– Osebni asistent za začetek oz. konec odčita NFC nalepko, ki je predhodno povezana z uporabnikom,
– Osebni asistent začne s klikom na »Začetek« oziroma skeniranjem QR kode oz. odčitavanjem NFC nalepke in delo zaključi z uporabnikovim elektronskim podpisom na mobilni napravi.
Skozi spletni del aplikacije Pro.4 PND lahko tekom dneva ažurno spremljamo potek beleženja osebnih asistentov – kdaj in pri katerem uporabniku je opravil svoj obisk, kdaj je začel in kdaj je zaključil.
To lahko spremljamo preko pregleda plana ali preko zgodovine beleženja posameznega oskrbovalca, saj se mobilno potrjevanje ažurno shranjuje in prikazuje na spletnem delu aplikacije.
