PRO.4 EVP (elektronsko vodena pisarna) je posebno področje znotraj modula poštna knjiga, ki omogoča večjo preglednost nad izvajanjem postopkov v organizaciji. PRO.4 EVP je namenjena podpori elektronskega vodenja pisarniškega poslovanja. Evidenca dokumentarnega gradiva se vodi o vseh zadevah, dosjejih in dokumentih. Evidentira se vsa prejeta, izhodna pošta in notranji dokumenti, ki nastanejo v času obravnave določene zadeve. Evidenca se vodi na podlagi načrta klasifikacijskih znakov in signirnega načrta (vsaka zadeva se dodeli v reševanje (signira) pristojni notranji organizacijski enoti ali pooblaščenemu uslužbencu), kot to zahteva Zakon o splošnem upravnem postopku (ZUP).
Vsebinsko je področje EVP razdeljeno na tri segmente: elektronsko vodena pisarna, dokumentacijski sistem, delovni tok.
| Funkcionalnosti PRO.4 EVP | |
| Ročni vnos zadeve | Χ |
| Vnos zadev preko maila | Χ |
| Vodenje dokumentov po zadevi, klasifikacijah, signirnih znakih | Χ |
| Kreiranje dokumentov po vnaprej pripravljenih predlogah | Χ |
| Vodenje personalnih map stanovalcev, delavcev | Χ |
| Številčenje dokumentov na posamezni zadevi | Χ |
| Posredovanje zadev | Χ |
| Zgodovina postopka | Χ |
| Vnos komentarjev | Χ |
| Izpis ovojnice | Χ |
| Kreiranje in pošiljanje odgovorov preko maila ali navadne pošte | Χ |
| Omejevanje vpogleda v zadeve in dokumente | Χ |
| Zgodovina mojih zadev | Χ |
| Obveščanje uporabnikov o prejemu zadeve v obravnavo | Χ |
| Opomniki | Χ |
| Uničevanje dokumentov (samo super uporabnik) | Χ |
| Povezava EVP z modulom SZO (prenos vlog v modul SZO in prenos izdane pošte iz modula SZO v EVP) | Χ |
| Uvoz ostalih dokumentov iz Mailboxa | Χ |
Izpisi:
| Izpisi PRO.4 EVP | |
| Izpis zadev po različnih filtrih (zadeva, partner, delavec, stanovalec, prejeta pošta, izdana pošta, dokumenti na zadevi) | Χ |
Shema, opis procesa
Opis procesa za vloge
Povezava module EVP:
EVP je povezan z modulom delovni tok (posredovanje zadev).
EVP je povezan z modulom DOKUMENTNI SISTEM.
EVP je povezan z modulom SZO DOMOVI:
• Prenos vlog za sprejem s podatki in dokumenti iz EVP v SZO Domovi:
• Prenos kreirane izdane pošte iz SZO Domovi v EVP:
• Prenos statusov vlog iz SZO Domovi v EVP (zaključena vloga brez sprejema, zaključena vloga s sprejemom, sprejem, rezervacija):
Slike modula
Tabela zadev:
Tabela urejanje zadeve (osnovni podatki, vezani dokumenti, zgodovina postopka):
Nadzorna plošča EVP:
Modul je povezan z naslednjimi moduli:
• povezava z modulom delovni tok:
– Posredovanje zadev v reševanje.
– Možnost posredovanja zadeve več uporabnikom hkrati.
• povezava z modulom Dokumentni sistem (shranjevanje dokumentov – arhiv)
• povezava z modulom Pro.4 SZO DOMOVI (prenos vlog za sprejem in prenos izhodne pošte)
Možnost povezave z drugimi programi drugih ponudnikov:
• MailBox.
MOBILNA VERZIJA
Možnost uporabe na mobilnih napravah z naslednjimi funkcionalnostmi:
• potrjevanje dokumentov na zadevah.
Prednosti:
• Modul Elektronsko vodena pisarna je urejen v skladu z Zakonom o splošnem upravnem postopku (ZUP).
• Nudi večjo preglednost nad izvajanjem postopkov v organizaciji.
• Poenostavljeno evidentiranje dokumentarnega in arhivskega gradiva.
• Sistem samodejno opozarja na odprte postopke in prekoračene roke.
• Dokumente lahko iščete po raznih kriterijih v tabeli zadev ali v modulu dokumentni sistem.
Koristi:
• prihranek časa pri iskanju dokumentov,
• znižanje stroškov papirja,
• povečanje produktivnosti,
• večji pregled in nadzor nad odprtimi zadevami,
• manjše število napak.
Storitve na strani PRO-BIT-a:
• štetje dokumentov (koliko je ročnih vnosov in koliko uvoženih vnosov)