Pro.4 Poštna knjiga

Modul Pro.4 Poštna knjiga vam zagotavlja korak k digitalizaciji, saj imate vso pošto zbrano na enem mestu ob tem pa si poenostavite poslovanje.

 

Namenjen je vnosu prejete in izdane pošte. Prejeto pošto v papirni obliki lahko skenirate in vnesete v modul, prejeto pošto na mailu pa enostavno uvozite. Vsak uporabnik lahko izdano pošto vnese v modul in skupaj tvorite seznam izdane pošte.

Poštno knjigo lahko povežete z modulom delovni tok in s tem ustvarite e-potrjevanje prejete pošte (računi in ostala pošta), kar zagotavlja poenostavljeno in brezpapirno poslovanje.

 

Funkcionalnosti po paketih	Basic	Advanced
Vnos prejete in izdane pošte	×	×
Uvoz eRačuna	×	×
Številčenje računov glede na datum prejema ali datum opravljene storitve	×	×
Pozicijsko potrjevanje	×	×
Potrjevanje računov in ostale pošte	×	×
Uporabniku prijazno urejanje polj na vnosnih maskah (glede na izbrano delovno področje)	×	×
Kreiranje dokumentov iz predlog	×	×
Podpisovanje dokumentov (prilepljen podpis)	×	×
Pošiljanje dokumentov preko mailov	×	×
Pozicijsko potrjevanje, tudi preko vzorcev za protiknjižbe	×	×
Možnost masovnega posredovanja računov iz enega koraka v drug korak po pred nastavljenem delovnem toku	×	×
Vnos komentarjev	×	×
Uporaba atributov	×	×
Vezava različnih dokumentov	×	×
Možnost vpogleda v zgodovino mojih dokumentov	×	×
Prejemanje obvestil preko elektronske pošte o prejetem dokumentu v postopku	×	×
Vizualizacija XML	×	×
Samodejno skrivanje polj	×	×
Pošiljanje opomnikov o pretečenih dokumentih	×	×
Poročilo o poštnem dokumentu	×	×
Možnost neposrednega skeniranja iz tabele urejanje pošte	×	×
Povezava z modulom plačilni promet	×	×
Avtomatičen prenos dokumentov v pro.3/4 finance	×	×
Lastno evidenco o nepotrjenih računih za vsakega likvidatorja	×	×
Povezovanje z Naročili dobavitelju (VPRO)		×
Povezava z modulom dokumentni sistem (povezovanje pogodb)		×
Povezovanje z materialnimi računi(prevzemi/kalkulacije, vračila)		×
Možnost dodelav		×

 

Izpisi:

Izpisi po paketih	Basic	Advanced
Izpis poštnih dokumentov	×	×
Izpis poštnih dokumentov – računov	×	×
Popis oddanih pošiljk	×	×
Izpis poštnih dokumentov s komentarji	×	×
Popis oddanih pošiljk z generirano rekapitulacijo	×	×
Izpis kuvert	×	×
Pregled materialnih dokumentov – Analiza računi -> materialni dokumenti		×
Pregled materialnih dokumentov – Analiza materialni dokumenti -> Računi		×
Pregled povezanih, nepovezanih ali izločenih dokumentov		×

 

Shema, opis procesa

 

Povezava modula Poštna knjiga

 

Slike modula

Tabela poštnih dokumentov:

 

Tabela urejanje pošte (predogled dokumenta, komentar, osnovni podatki):

 

Nadzorna plošča poštne knjige:

 

Modul je povezan z naslednjimi moduli:

•  povezava z modulom delovni tok (potrjevanje računov in ostale pošte):
– vodenje postopkov likvidacije prejetih računov ter ostale pošte,
– dodelitev prejetih računov različnim likvidatorjem,
– možnost posredovanja dokumentov več uporabnikom hkrat

• povezava z modulom plačilni promet,

• povezava z modulom DDV (prenos računov v modul DDV),

• povezava s programom Pro.3 VPRO (povezovanje z materialnimi dokumenti in naročilnicami),

• povezava z modulom Pro.4 MM (povezovanje z materialnimi dokumenti in naročilnicami),

• povezava z modulom Dokumentni sistem (povezovanje pogodb),

 

Možnost povezave z drugimi programi drugih ponudnikov:

• MailBox,

• Pronet,

• BizBox,

• Algoritmik,

• Bass procesnega centra,

• UJP – uvoz eRačunov,

• Pošta Slovenije (certificiran eArhiv),

• Mikrografija – mScan, mSafe (certificiran eArhiv).

 

MOBILNA VERZIJA

Možnost uporabe na mobilnih napravah z naslednjimi funkcionalnostmi:

• vnos računov in ostale pošte s pomočjo fotografije,

• posredovanje oz. potrjevanje računov in ostale pošte.

 

Prednosti:

• enostaven zajem podatkov,

• zapis v PRO.4 FRS (Računovodski program),

• potrjevanje dokumentov v povezavi z delovnim tokom,

• enostavno iskanje dokumentov,

• večja varnost dokumentov.

 

Koristi:

• prihranek časa pri iskanju dokumentov,

• znižanje stroškov papirja,

• povečanje produktivnosti,

• večji pregled in nadzor nad vso pošto,

• manjše število napak.

 

Dodatne funkcionalnosti plačljive po ceniku:

• uvoz e-računov (B2B UJP, BizBox, MailBox, DocumentBox – Pronet, mScan – Mikrografija, Bass procesnega centra, Algoritmik),

• prenos davkov iz xml datoteke na prejeti račun in potem v modul DDV

• možnost posredovanja več uporabnikom hkrati,

• zapomnitev zadnjega izbranega uporabnika pri posredovanju,

• vklop kontrole davčne številke pri menjavi partnerja,

• vklop določenega polja, ki mora biti zahtevano,

• sortiranje dokumentov na nadzorni plošči od starejšega k novejšemu ali obratno,

• vklop polja opombe na vezanem dokumentu,

• spreminjanja tipa dokumenta in področja,

• vnosa deviznih računov,

• vklop tabele Povezani dokumenti, kjer se iz xml datoteke prebere podatek o povezanih dokumentih,

• vklop super uporabnika,

• možnost popravljanja že zaključenih dokumentov,

• določanje tipov dokumenta na verzijah dokumenta,

• vnos vrste in mase pošiljke (izdana pošta).

 

Storitve na strani PRO-BIT-a:

• štetje dokumentov (koliko je ročnih vnosov in koliko uvoženih vnosov).